Chaque collaborateur a son propre compte, avec un rôle qui détermine ce qu'il voit et ce qu'il peut faire. Vous pouvez aussi le limiter à certains points de vente.
Notions clés
- Rôle
- Profil prédéfini (Gérant, Commercial, Caissier, Magasinier, Comptable) qui regroupe un ensemble de droits. L'Administrateur a tous les droits et n'est pas modifiable.
- Permission
- Action autorisée sur un module : Voir, Créer, Modifier ou Supprimer. Sans « Voir », le module disparaît du menu.
- Accès aux points de vente
- Un utilisateur peut accéder à tous les points de vente ou seulement à une sélection : il ne voit alors que leurs documents, leur stock et leur caisse.
Ajouter un utilisateur
- Ouvrez Équipe & rôles dans la rubrique Administration, puis Ajouter un utilisateur.
- Saisissez son nom, son email (son identifiant de connexion) et un mot de passe d'au moins 8 caractères.
- Choisissez son rôle et les points de vente auxquels il a accès, puis enregistrez.
- Communiquez-lui son email et son mot de passe : il se connecte depuis la page Se connecter.
| Rôle | Détermine ses droits. La description du rôle s'affiche sous la liste. |
|---|---|
| Points de vente accessibles | Tous, ou une sélection. Un administrateur accède toujours à tous les points de vente. |
| Point de vente par défaut | Point de vente sélectionné à sa connexion. Il peut en changer en haut de l'écran parmi ceux qui lui sont autorisés. |
- Le nombre d'utilisateurs actifs dépend de votre offre : 1 avec Starter, 5 avec Pro, 15 avec Business. Voir Abonnement.
Les rôles par défaut
| Rôle | Ce qu'il peut faire |
|---|---|
| Administrateur | Tout, y compris l'équipe, les points de vente, l'abonnement et les paramètres. |
| Gérant | Toute l'activité commerciale (ventes, achats, stock, caisse, rapports, paramètres), sans l'équipe ni l'abonnement. |
| Commercial | Clients, devis, commandes et factures (sans suppression), création de bons de livraison ; consulte les produits et le stock. |
| Caissier | Ventes comptoir : factures, encaissements et caisse ; crée des clients ; consulte produits et stock. |
| Magasinier | Produits, commandes achat et réceptions, bons de livraison, mouvements et transferts de stock. |
| Comptable | Consulte toute l'activité, enregistre les encaissements, tient la caisse et lit les rapports. |
Personnaliser les droits d'un rôle
- Dans Équipe & rôles, cliquez sur Rôles & permissions.
- Dans la matrice, cochez ou décochez les cases V (voir), C (créer), M (modifier) et S (supprimer) de chaque module et de chaque rôle.
- Cliquez sur Enregistrer les permissions : les changements s'appliquent immédiatement à tous les utilisateurs du rôle.
- Un rôle modifié est marqué « Personnalisé » ; le bouton Réinitialiser rétablit ses droits par défaut.
- Cocher Créer, Modifier ou Supprimer coche automatiquement Voir ; décocher Voir retire tous les droits du module.
Désactiver un utilisateur
Le bouton de la liste désactive le compte : la personne est déconnectée immédiatement et ne peut plus se connecter, mais tout ce qu'elle a saisi est conservé. Le même bouton réactive le compte. Vous ne pouvez pas désactiver votre propre compte, et l'entreprise garde toujours au moins un administrateur actif.
Questions fréquentes
Un gérant peut-il ajouter des utilisateurs ?
Pas par défaut. Vous pouvez lui accorder les droits du module « Équipe & rôles », mais seul un administrateur peut créer ou modifier un compte administrateur.
Comment changer le mot de passe d'un collaborateur ?
Modifiez sa fiche et saisissez un nouveau mot de passe ; laissez le champ vide pour garder l'actuel.
Peut-on supprimer un utilisateur ?
Non, on le désactive : son historique (factures, encaissements) reste ainsi attribuable. Un compte désactivé ne compte plus dans la limite de votre offre.