Une vente ou un achat passe par plusieurs documents, chacun avec un rôle précis. Comprendre cet enchaînement permet d'utiliser Axios sans ressaisie et d'avoir un stock et une caisse toujours justes.
Notions clés
- Document commercial
- Pièce écrite qui matérialise une étape d'une transaction : proposition (devis), engagement (commande), remise de marchandise (bon de livraison), créance (facture).
- Pièce comptable
- Document qui justifie une écriture en comptabilité. Parmi les documents commerciaux, seule la facture a cette valeur pour les ventes.
- Transformation
- Création d'un document à partir du précédent (devis → facture, commande → facture) en reprenant client, lignes et totaux, sans ressaisie.
Le cycle de vente
Côté client, la vente suit généralement ces étapes. Toutes ne sont pas obligatoires : une vente au comptoir peut se résumer à une facture payée immédiatement.
| 1. Devis | Proposition chiffrée envoyée au client. Il n'engage pas le client tant qu'il ne l'a pas accepté. Aucun impact sur le stock ni la caisse. |
|---|---|
| 2. Commande client | Engagement ferme du client sur des produits, des prix et une date de livraison. Elle sert à préparer et suivre la vente. |
| 3. Bon de livraison (BL) | Document qui accompagne la marchandise remise au client. Dans Axios, sa création sort les quantités du stock. |
| 4. Facture | Document légal qui constate la vente et la somme due par le client. C'est elle qui compte dans le chiffre d'affaires. |
| 5. Paiement (règlement) | Encaissement total ou partiel de la facture. Il met à jour le statut de la facture et ajoute une entrée en caisse. |
Le cycle d'achat
| 1. Commande achat | Commande passée à un fournisseur, au prix d'achat. Elle reste « En attente » jusqu'à l'arrivée de la marchandise. |
|---|---|
| 2. Réception | Constat de l'arrivée de la marchandise. Dans Axios, elle augmente le stock et enregistre la sortie d'argent en caisse. |
Ce que chaque action change dans Axios
| Action | Stock | Caisse | Chiffre d'affaires |
|---|---|---|---|
| Créer ou accepter un devis | — | — | — |
| Confirmer une commande client | — | — | — |
| Créer un bon de livraison | Sortie | — | — |
| Créer une facture | — | — | Comptée (sauf annulée) |
| Enregistrer un paiement | — | Entrée | — |
| Réceptionner une commande achat | Entrée | Sortie (montant TTC) | — |
| Mouvement de stock manuel | Entrée ou sortie | — | — |
| Opération de caisse manuelle | — | Entrée ou sortie | — |
Bon à savoir
- Le chiffre d'affaires est calculé à partir des factures émises, qu'elles soient payées ou non : on parle de chiffre d'affaires « facturé », pas « encaissé ».
- Le stock ne bouge pas à la facturation : c'est le bon de livraison qui sort la marchandise. Si vous facturez sans livrer par BL, pensez à un mouvement de stock manuel.
Questions fréquentes
Dois-je obligatoirement faire un devis avant une facture ?
Non. Vous pouvez créer une facture directement. Le devis est utile quand le client doit valider un prix avant de s'engager.
Quelle différence entre facture et bon de livraison ?
Le bon de livraison prouve que la marchandise a été remise ; la facture constate la somme due. Le premier fait bouger le stock, la seconde le chiffre d'affaires.
Pas encore de compte ? Essayez Axios gratuitement. Une question ? Contactez notre équipe.