L'écran Point de vente (POS) sert aux ventes comptoir : vous composez le panier, choisissez le mode de paiement et encaissez. Une seule validation crée la vente, le paiement, l'entrée de caisse et la sortie de stock du point de vente sur lequel vous travaillez.
Notions clés
- Vente comptoir
- Vente payée et remise au client sur place, le jour même.
- Ticket ou facture
- Le ticket enregistre une vente sans facture, que vous pourrez facturer plus tard si le client le demande. La facture est émise et payée tout de suite.
- Favori
- Produit affiché d'office dans la grille du POS. Les autres produits se trouvent par la recherche.
Ouvrir l'écran de vente
Ouvrez Point de vente (POS) dans le menu. Les ventes sont enregistrées sur le point de vente choisi en haut de l'écran : son stock et sa caisse sont utilisés. Un entrepôt n'a ni caisse ni POS ; choisissez une boutique (voir Gérer plusieurs points de vente).
| Recherche | Cherche dans tous les produits par nom, code ou code-barres. |
|---|---|
| Catégories | Boutons Tous et un bouton par catégorie, pour filtrer la grille. |
| Grille | Une tuile par produit avec son prix TTC et son stock dans le point de vente, ou Rupture si le stock est nul. |
| Panier | Client, lignes, remise globale, totaux, document, mode de paiement et bouton Encaisser. |
- Sans recherche, la grille n'affiche que les produits favoris. Tapez quelques lettres pour voir tous les produits.
Choisir ses produits favoris
Mettez en favoris les produits que vous vendez le plus pour les avoir sous la main.
- Recherchez le produit dans l'écran POS.
- Touchez l'étoile ☆ de sa tuile : elle devient pleine et le produit reste dans la grille.
- Touchez à nouveau l'étoile pour le retirer des favoris.
- Vous pouvez aussi cocher Favori au POS dans la fiche du produit (voir Créer son catalogue produits). L'étoile n'apparaît que pour les utilisateurs autorisés à modifier les produits.
Composer le panier
- Touchez une tuile pour ajouter une unité du produit. Chaque nouveau toucher ajoute une unité.
- Avec une douchette, scannez le code-barres dans le champ de recherche : le produit dont le code-barres ou le code correspond exactement est ajouté directement, favori ou non.
- Ajustez les quantités avec − et + ou saisissez-les. La croix retire une ligne, Vider vide le panier.
- Choisissez le client dans la liste, ou laissez Client comptoir.
- Saisissez si besoin une Remise globale en % : les totaux HT, TVA et TTC sont recalculés.
- Le prix et la TVA viennent de la fiche produit. Ils ne se modifient pas au POS et il n'y a pas de remise par ligne.
- Le POS refuse de vendre plus que le stock disponible dans le point de vente : le message « Stock insuffisant » indique la quantité disponible. Le stock est contrôlé à nouveau au moment d'encaisser.
Encaisser la vente
- Choisissez le document : Ticket (sans facture) ou Facture. Votre choix est retenu sur ce poste pour les ventes suivantes.
- Choisissez le mode de paiement : Espèces (par défaut), Carte bancaire, Chèque ou Virement.
- En espèces, saisissez le Montant reçu : la monnaie À rendre s'affiche. Un montant reçu inférieur au total est refusé.
- Cliquez sur Encaisser. La fenêtre Vente enregistrée affiche le numéro, le total et la monnaie à rendre.
- Cliquez sur Ticket pour imprimer, puis sur Nouvelle vente.
| Ticket (sans facture) | Crée une commande client payée, au statut Livrée et numérotée comme les commandes client (CMD-… par défaut). Elle compte dans le chiffre d'affaires des rapports. |
|---|---|
| Facture | Crée une facture au statut Payée datée du jour et numérotée comme vos factures. Elle compte dans la limite mensuelle de factures de votre offre. |
| Caisse | Une entrée « Vente comptoir » suivie du numéro est ajoutée à la caisse du point de vente, avec le mode de paiement. |
| Stock | Une sortie de stock est enregistrée pour chaque produit dans le point de vente (voir Suivre et ajuster son stock). |
- Quand la limite mensuelle de factures de l'offre Starter est atteinte, un message l'indique et le choix Facture est désactivé. Les ventes avec ticket restent possibles (voir Choisir et gérer son abonnement).
- Ne saisissez pas ces ventes dans la caisse à la main : elles y sont déjà.
Imprimer le ticket
Le ticket est au format 80 mm, pour imprimante thermique. Il s'ouvre dans un nouvel onglet et la fenêtre d'impression se lance seule. Il indique :
- le nom, l'adresse, le téléphone et l'ICE de l'entreprise ;
- le numéro du ticket ou de la facture, la date et l'heure, le point de vente, le vendeur (l'utilisateur connecté) et le client ;
- chaque produit avec sa quantité et son prix TTC ;
- la remise, les totaux HT, TVA et TTC, et le montant payé avec son mode.
- L'ICE et l'adresse imprimés viennent de Paramètres > Entreprise : complétez-les avant votre première vente.
Facturer un ticket plus tard
- Ouvrez Commandes client et retrouvez la vente par son numéro.
- Cliquez sur Générer la facture : la facture est créée payée, avec les mêmes lignes, sans nouvel encaissement.
Qui peut utiliser le POS ?
Le module Point de vente (POS) a deux droits : Voir pour ouvrir l'écran et Créer pour encaisser. Sans le droit Créer, le bouton Encaisser reste grisé. Les rôles Administrateur, Gérant et Caissier y ont accès par défaut (voir Ajouter des utilisateurs et gérer leurs droits).
Questions fréquentes
Puis-je utiliser un lecteur de codes-barres ?
Oui. Renseignez le code-barres dans la fiche produit, puis scannez dans le champ de recherche du POS : le produit est ajouté au panier.
Pourquoi la grille est-elle vide ?
Sans recherche, elle n'affiche que les favoris. Recherchez un produit puis touchez son étoile pour l'ajouter aux favoris.
Puis-je vendre un produit en rupture ?
Non. Le POS refuse une quantité supérieure au stock du point de vente. Enregistrez d'abord la réception ou un transfert.
Ticket ou facture : que choisir ?
Le ticket suffit pour un particulier. Choisissez la facture pour un client professionnel ; vous pouvez aussi facturer un ticket plus tard depuis Commandes client.
Quel logiciel de caisse choisir pour un commerce ?
Voir notre article logiciel de caisse pour commerce au Maroc.